A Reforma Tributária, com a instauração do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) a partir de 2026, representa um divisor de águas para as instituições financeiras. É a partir deste ano que a gestão eficiente de fornecedores emerge como um fator crítico, diretamente correlacionado à capacidade de apurar e aproveitar créditos tributários, gerando oportunidades de planejamento tributário e otimização da base de CBS/IBS devida. Em última instância, isso fortalece a competitividade das organizações.
Este cenário exige uma mudança de mentalidade. A gestão de fornecedores não é mais apenas uma questão de custos e qualidade do serviço, mas uma estratégia fiscal ativa, intrinsecamente ligada aos critérios de elegibilidade dos créditos e, principalmente, à necessidade de transformação operacional, de processos e de sistemas. A preparação para essa nova realidade é crucial e deve ser intensificada ainda em 2025, antecipando os desafios e garantindo a adequação antes da vigência plena e do ano teste em 2026.
A Nova Lógica de Créditos na Reforma Tributária: Mensuração e Elegibilidade
A gestão de créditos tributários que irá reduzir a base de incidência do CBS e IBS, amplamente utilizada por empresas dos demais setores da economia, com destaque para aquelas que lidam com o ICMS, é, em grande parte, uma novidade para as instituições financeiras.
Com o modelo de IVA dual (CBS e IBS substituindo PIS, COFINs e ISS) e o princípio da não-cumulatividade plena, a dinâmica do reconhecimento de créditos tributários traz para as instituições financeiras um novo desafio operacional, de aculturamento e fundamentalmente de gestão. Contudo, quando efetivamente implementado, esse reconhecimento tem o potencial de gerar benefícios no processo de apuração e recolhimento dos novos tributos.
Anteriormente, grande parte das instituições financeiras absorvia “resíduos tributários” sem total clareza. Agora, com a CBS e o IBS, os impactos fiscais dos fornecedores tornam-se visíveis e mensuráveis, porém, condicionados a rigorosos critérios de elegibilidade.
Para que um crédito de CBS/IBS seja aproveitado, a instituição financeira deverá garantir que seu fornecedor atenda a alguns requisitos fundamentais:
- A Nota Fiscal deve ter destaque e informação aos Órgãos Competentes: A nota fiscal precisa ser emitida com o destaque explícito do CBS e do IBS e ser devidamente informada ao Comitê Gestor do IBS e à Receita Federal do Brasil (RFB).
Sem a emissão correta da nota fiscal e o reporte adequado por parte do fornecedor, o crédito simplesmente não existirá para a instituição financeira. Isso sublinha a necessidade de diligência pré-contratual e monitoramento contínuo da conformidade fiscal do fornecedor, verificando a obrigatoriedade do destaque de IBS/CBS.
- O serviço deve ser vinculado à atividade tributada da instituição: O serviço adquirido do fornecedor deve estar diretamente vinculado à atividade-fim da instituição financeira que é tributada pelo CBS/IBS.
É fundamental que a instituição financeira classifique e valide esses serviços contratados. Por exemplo, serviços de desenvolvimento de sistemas, serviços de armazenamento ou computação em nuvem, e os serviços prestados por correspondentes bancários, quando utilizados em atividades tributadas, podem gerar créditos. Dessa forma, a gestão eficiente desses fornecedores garante que os contratos e as descrições de serviço reflitam essa vinculação e que as áreas de negócio compreendam a importância dessa correlação.
- Serviços devem ser consumidos pela própria instituição: No caso de serviços adquiridos, eles devem ser consumidos nas próprias atividades da instituição financeira. Isso exige uma clara demarcação do uso final do serviço
A gestão deve garantir que os controles internos identifiquem a finalidade do consumo, assegurando que o crédito seja tomado apenas sobre o que é efetivamente utilizado nas atividades tributadas da própria Instituição financeira.
Aspectos estratégicos e operacionais
Além dos requisitos de elegibilidade, alguns pontos demandam atenção especial. O reconhecimento e registro contábil dos créditos tributários é um desses pontos: além de reconhecer a elegibilidade dos créditos, as instituições financeiras deverão registrar contabilmente esses créditos. Isso demandará um desdobramento em contas internas específicas para o IBS e a CBS o desenvolvimento ou adaptação de repositórios de dados ou data lakes para acumular e gerenciar essas informações mensalmente de forma detalhada e acessível, garantindo a rastreabilidade e a conformidade fiscal.
A capacidade de fornecedores eficientes gerarem valor também é crucial. A capacidade de um fornecedor gerar créditos integralmente aproveitáveis de IBS e CBS, cumprindo todos os requisitos de elegibilidade, passa a ser um critério estratégico na sua escolha e avaliação pela área de compras e TI da Instituição Financeira. Um fornecedor que atenda aos critérios de elegibilidade se torna um parceiro valioso.
Por outro lado, existem os riscos de fornecedores desalinhados. Manter fornecedores que não se adequam às novas exigências – como os do Simples Nacional que podem eventualmente não gerar créditos integrais, pode resultar em glosas de crédito, redução da lucratividade e ineficiência fiscal. O que parecia um preço mais baixo pode, na verdade, ocultar um custo fiscal repassado.
Um exemplo prático é a instituição financeira que utiliza correspondentes bancários optantes pelo Simples Nacional. Ela poderá enfrentar dificuldades na tomada de créditos de CBS/IBS sobre os serviços prestados. As empresas do Simples Nacional geralmente não destacam em suas notas fiscais impostos elegíveis ao creditamento e a apropriação de créditos, o que transformaria essa despesa em um custo “cheio”, sem o benefício da recuperação tributária que um fornecedor do Lucro Real, por exemplo, poderia proporcionar. A identificação prévia do regime tributário de cada correspondente e a avaliação de seu impacto fiscal se tornam cruciais, exigindo a necessidade de controle fiscal do fornecedor.
O Impacto do “Split Payment” e a Necessidade de Integração Sistêmica na Reforma Tributária
A introdução do “split payment” (pagamento em separado dos tributos no momento da emissão da nota fiscal) exige uma adaptação profunda nos sistemas. A apropriação dos créditos de IBS e CBS dependerá diretamente da integração da cadeia de fornecedores ao Comitê Gestor do IBS e à Receita Federal. Essa interdependência sistêmica demanda:
- integração de ERPs e sistemas de billing: os sistemas internos (ERP, billing, contas a pagar/receber) precisam estar atualizados para processar os novos layouts de documentos fiscais e adequar-se às exigências do novo modelo. A centralização das informações se torna indispensável para a correta apuração e declaração.
É crucial que os fornecedores estejam integrados ao sistema do Comitê Gestor do IBS/CBS, pois o crédito estará condicionado à correta escrituração e transmissão das informações fiscais.
- monitoramento contínuo e a gestão de volume são essenciais. Com a necessidade de gerir mensalmente volumes expressivos de notas fiscais de fornecedores, o monitoramento contínuo se torna uma tarefa operacional complexa.
Soluções tecnológicas que permitam o rastreamento, monitoramento e registro detalhado de créditos e débitos tributários em tempo real, incluindo a adoção de mecanismos automatizados de validação (ex: consultas em tempo real), serão cruciais para garantir conformidade e aproveitar integralmente os benefícios da não-cumulatividade.
Renegociação de Contratos e Análise de Preços na Reforma Tributária: Uma Oportunidade Estratégica e Tecnológica
A transição tributária, que se estenderá até 2033, oferece uma janela para reavaliar e renegociar contratos com fornecedores. Essa é uma oportunidade para:
- Revisar a precificação: a nova incidência de IBS e CBS sobre os fornecedores de serviços financeiros, combinada com a extinção de benefícios fiscais, pode alterar os custos dos serviços prestados, inclusive devido a um aumento da carga tributária para determinados serviços em seus modelos de negócios. É fundamental analisar como as novas alíquotas e regimes impactarão os preços e, se necessário, a renegociação com fornecedores se tornará um diferencial para a manutenção da competitividade.
- Inclusão de cláusulas tributárias e a revisão contratual geral: a revisão geral de todos os contratos firmados com fornecedores deve ser uma prioridade, com necessidade de revisão contratual até o início da vigência plena (2027). É crucial incluir cláusulas que definam claramente a responsabilidade pela apuração e o tratamento dos créditos sob as novas regras, com foco na garantia dos critérios de elegibilidade, e que abordem o repasse ou retenção de tributos.
- Analisar a capacidade de geração de créditos: além do preço e da qualidade, a capacidade do fornecedor de gerar créditos aproveitáveis, em total conformidade com os critérios de elegibilidade, deve ser um fator determinante nas negociações. Esse processo exige um acompanhamento contínuo do plano de transição (2026-2033) e a observação de alterações na estrutura de preços e condições comerciais dos fornecedores.
Para essa complexidade, a abordagem para mapeamento e revisão deve ser modernizada. Dada a complexidade e o volume de informações, a abordagem mais indicada para esse mapeamento e revisão será através de ferramentas e metodologia estruturadas. É imprescindível a utilização de Inteligência Artificial (IA) para realizar, de forma automatizada, a leitura e análise de documentos fiscais e contratos firmados com ou por fornecedores, agilizando o processo e aumentando a precisão na identificação de oportunidades e riscos.
Desafios Adicionais e a Gestão de Riscos
A eficiência na gestão de fornecedores também passa por antecipar e mitigar desafios relacionados à adaptação da Nota Fiscal Padronizada. A nova nota fiscal eletrônica (NF-e e NFC-e), alinhada à Reforma Tributária, começou a ser testada em 1º de julho de 2025 e será obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2026. Seu objetivo é padronizar a emissão de documentos fiscais em todo o Brasil, exigindo o detalhamento dos novos tributos (IBS, CBS) por item vendido, incluindo alíquotas e bases de cálculo. O ambiente de homologação para testes foi aberto em julho de 2025, com a particicação restrita de algumas empresas e instituições, e a partir do ano de 2026, o novo layout poderá ser usado em ambiente de produção. É fundamental a obrigatoriedade de emissão conforme leiaute nacional unificado, com seus requisitos formais para geração de crédito tributário.
Conclusão
A correlação entre uma gestão de fornecedores eficiente e a Reforma Tributária é inegável. Instituições financeiras que investirem na inteligência tributária, na automação de processos (especialmente com o uso de IA para gestão de documentos e contratos) e na parceria estratégica com fornecedores fiscalmente alinhados, que compreendem e garantem os critérios de elegibilidade dos créditos, não apenas se adaptarão ao novo cenário, mas transformarão os desafios em oportunidades para otimizar seus créditos e fortalecer sua posição no mercado.
